תהליכים בתחום הרכש ושרשרת האספקה עוברים שינוי מהותי. במקום עבודה ידנית שמפוצלת בין מחלקות, יותר ארגונים מחברים את מערכות ה-ERP, הרכש והתשלומים לתהליך אחיד, דיגיטלי ומבוסס נתונים.
לפי מחקר עדכני של מאסטרקארד שבחן למעלה מאלף מנהלי רכש ברחבי העולם, כלים טכנולוגיים חדשניים מצמצמים עלויות ומאפשרים לקבל החלטות מהר יותר ועל בסיס נתונים מדויקים, גם בארגונים מורכבים.
פייננס מוטמע: מחיבורים נקודתיים לפלטפורמה אחת רציפה
פייננס מוטמע משלב את התשלום בתוך פלטפורמת הרכש עצמה, ומאחד את התהליך של מעבר מההזמנה, דרך אישור ועד לתשלום ולדיווח החשבונאי. במקום לעבור בין מערכות שונות, כל הנתונים זורמים בשרשרת אחת, עם הרשאות ובקרות ברורות.
המשמעות היא שצוות הרכש והפיננסים רואה בזמן אמת את מה שקורה כולל הזמנות פתוחות, חשבוניות בהמתנה ותשלומים עתידיים.
היתרונות העיקריים:
- יכולת טובה יותר לתכנן תזרים ולהחליט כיצד להשתמש בהון החוזר.
- צמצום טעויות אנוש בהזמנות, חשבוניות ודוחות.
הכוח של AI ברכש ופיננסים
כאשר מחברים בין פייננס מוטמע ל-AI, נוצרת אוטומציה שמסייעת לצוותים לקבל החלטות מהירות יותר ומורידה מהם עומסים. יש מודלים אשר מנתחים דפוסי תשלום, מזהים נתונים וחריגים ויודעים להציע תנאי תשלום אופטימליים לפי סוג ספק, מדינה או קטגוריית רכש.
כך ניתן להשתמש ב-AI:
- קבלת הצעות אוטומטיות לחלוקת תשלומים לפי מדיניות ההון החוזר של הארגון.
- סימון עסקאות בעלות סיכון גבוה להונאה או חוסר התאמה, עוד לפני יציאת הכסף.
- סיוע בהפעלה אוטומטית של תהליכי תשלום ב-ERP, כולל התאמות ודיווח.
התוצאה: פחות זמן שמתבזבז על עבודת הקלדה ידנית, אותו ניתן לנצל לניהול קטגוריות, מו"מ אסטרטגי והרחבת בסיס הספקים.
חיזוק יחסי ספקים וצמצום סיכון תפעולי
כאשר התשלום משולב בפלטפורמת הרכש, חוויית הספק משתנה. ספקים מקבלים גישה לפרטים כמו סטטוס הזמנה, חשבונית ותשלום במקום אחד, ויכולים להיות רגועים לגבי מועדי תשלום. עבור ארגונים שמשלמים לספקים בנפחים גדולים, במיוחד חוצי גבולות, זה מצמצם טעויות, עיכובים ומחלוקות.
גם ברמת הבקרה נוצר שיפור משמעותי בזכות כללים ברורים לאישורי תשלום, תיעוד מלא של כל צעד ותבניות תשלום מוגדרות מראש.
המשמעות עבור צוותי הרכש והפיננסים:
- פחות נקודות מגע ידניות בתהליך הרכש.
- הבנה טובה יותר של סיכונים לפי ספק, מדינה או אמצעי תשלום.
כמה מילים לסיום
החיבור בין AI לפייננס מוטמע מציע לארגונים דרך מעשית להתמודד עם האתגרים העיקריים של הרכש המודרני. ממצאים שעולים ממחקרי שוק עדכניים, בהם גם אלה של מאסטרקארד שהצגנו כאן, מצביעים על כך שניתן להתמודד עם האתגרים טוב יותר באמצעות פתרונות משולבים לניהול תזרים, עבודה עם ספקים והגנה מפני הונאות ותקלות.
כלומר, ארגונים שבוחרים כלים שמתאימים למערכות הקיימות שלהם ומשקיעים בהכשרת הצוותים, יכולים להפוך את הרכש והפיננסים ממערך תפעולי בלבד למנוע צמיחה שמייצר יתרון תחרותי בשרשרת האספקה כולה.
